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Les outils de suivi des missions humanitaires de Projects Abroad

Chez Projects Abroad, nous nous efforçons d’améliorer en permanence nos projets, tant pour les organisations partenaires avec qui nous travaillons que pour les volontaires qui nous rejoignent. Pour cela, nous avons mis en place des outils de suivi sur l’ensemble de nos missions humanitaires à travers le monde. Nous avons développé notre propre base de données permettant un suivi personnalisé des bénéficiaires et nous définissons un plan stratégique et opérationnel global de ces missions. Ce plan global est une ligne conductrice qui nous permet ensuite de définir un plan d’action adapté pour chacun de nos pays d’action.

Les plans d’action de nos missions humanitaires sont définis chaque année après avoir étudié et analysé avec nos partenaires locaux et les communautés leurs besoins sur place.

Ces outils de suivi nous permettent de :

  • Définir des objectifs précis pour chaque projet
  • Documenter nos missions et leurs objectifs afin que toutes les personnes impliquées soient informées : nos volontaires, l’équipe locale et nos partenaires
  • Définir les activités quotidiennes de nos volontaires qui vont contribuer à l’atteinte d’objectifs sur le long terme
  • Mieux allouer nos ressources en fonction des besoins des projets
  • Définir un champ d’action plus précis pour nos volontaires
  • Assurer une cohérence et une constance dans le travail de nos milliers de volontaires
  • Suivre et évaluer notre impact

Le but de ces plans d’action et de notre base de données est donc de nous aider dans le développement de nos programmes sur le long terme et d’améliorer en permanence notre impact positif sur place. Retrouvez un peu plus bas une explication plus détaillée et un exemple concret de l’application d’un plan d’action et du fonctionnement de notre base de données.

Rôle et objectifs de nos plans d’action pour nos missions humanitaires

Mission and Goals of the Care Management Plans

Après avoir bien défini notre mission, nous précisons clairement les objectifs que nous souhaitons atteindre à long terme. Afin d’y arriver, nous établissons un plan d’action spécifique pour chaque projet. Ainsi, nous pouvons mettre en place avec précision les actions sur lesquelles chaque volontaire va s’investir au quotidien.

NOTRE MISSION
Nous encourageons toute personne à s’investir sur un projet de volontariat dans un pays en voie de développement. Nous favorisons l’engagement, l’ouverture aux autres et sur le monde qui nous entoure, le partage et le développement personnel de chacun.

OBJECTIFS
1. Encourager le développement de la petite enfance
2. Améliorer le soutien aux personnes handicapées
3. Offrir un soutien émotionnel
4. Sensibiliser à l’importance d’une bonne hygiène de vie
5. Améliorer les conditions sanitaires
6. Aider à l’apprentissage de l’anglais
7. Encourager l’éveil de chaque enfant
8. Augmenter le taux d’alphabétisation
9. Améliorer les notions d’arithmétiques

NOS PLANS D’ACTION
Les plans d’actions de nos missions humanitaires permettent de définir les actions à mener pour atteindre nos objectifs. Ce sont grâce à ces plans d’action que nous pouvons fournir un support éducatif durable ainsi que des soins et de l’attention aux enfants issus de milieux défavorisés pour encourager leur développement social, physique, émotionnel et cognitif.

ACTIONS
Les tâches réalisées au quotidien par les volontaires de Projects Abroad contribuent à atteindre les objectifs fixés sur le long terme. Dans nos plans d’action, nous définissons avec précision ces tâches, ce qui nous permet de traduire nos objectifs en actions concrètes à mener sur le terrain.

Qu’est-ce qu’un plan d’action humanitaire et comment cela fonctionne ?

Un volontaire travaille avec un professeur local sur les objectifs du plan d’action de l’établissement partenaire

Dans chaque pays d’action, nous travaillons avec l’ensemble de nos partenaires locaux pour identifier les principaux objectifs de l’année, parmi la liste des 9 objectifs de nos missions humanitaires. Chaque établissement partenaire s’approprie ensuite ces objectifs en fonction de ses propres besoins.

Se fixer des objectifs précis pour l’année permet de structurer le travail des partenaires, des équipes locales et des volontaires et de travailler ensemble à l’atteinte de ces derniers.

Afin de mener à bien notre plan stratégique et opérationnel, nous avons mis en place une base de données en ligne. Cette dernière contient de nombreuses informations sur les établissement partenaires et leurs bénéficiaires et nous permet de suivre l’évolution des plans d’action et donc des projets.

Nous disposons ainsi des informations à jour sur les ressources dont dispose un établissement ou sur la qualité de ses infrastructures. Ces données nous permettent également de suivre les besoins ainsi que les progrès réalisés par les bénéficiaires. Chaque personne avec laquelle nous travaillons bénéficie d’un suivi personnel retranscrit dans notre base de données. Nos équipes locales ainsi que les volontaires mettent régulièrement à jour ces données qui comprennent, entre autre, le niveau d’alphabétisation, le développement social, la coordination ou le niveau arithmétique.

Trois jeunes élèves dans une école partenaire pour l’un de nos projets humanitaire au Sri Lanka

Dans le respect de notre politique de travail auprès d’enfants et dans un souci de confidentialité des données pour l’ensemble des bénéficiaires, l’accès à cette base de données est limité. Les volontaires ont un accès restreint et ne peuvent consulter les données que pendant la durée de leur mission. De plus, les noms des bénéficiaires ne figurent pas dans cette base, nous utilisons un système de codage auquel seul le personnel des établissements partenaires a accès.

Cette base de données est un outil primordial pour le développement de nos programmes. Elle nous permet de connaître précisément les besoins d’un établissement et de définir où et comment nos volontaires peuvent aider. Nous pouvons ainsi mieux allouer nos ressources, définir des domaines d’action précis pour nos volontaires, assurer une cohérence dans leur travail et bien sûr, évaluer notre impact.

Comme vous l’aurez compris, plan d’action et base de données sont les outils qui nous permettent de suivre l’évolution de nos projets et de voir leur avancement en fonction des objectifs fixés. C’est aussi ce qui nous permet de proposer des missions humanitaires accessibles à tous car nous avons connaissance des besoins précis et spécifiques de chaque partenaire. Cela nous permet donc de placer nos volontaires en fonction de leurs profils et compétences.

Application et utilisation d’un plan d’action : un exemple concret

Photo de groupe des élèves d’une classe dans une école aux Fidji où a lieu une de nos missions humanitaire

Pour mieux comprendre comment fonctionne un plan d’action lié à notre base de données, prenons un exemple concret :

1. Définir le plan d’action

Prenons, comme exemple d’établissement partenaire, une école en zone rurale qui accueille des enfants de 2 à 8 ans. Après avoir évalué ses différents et nombreux besoins, cette école va déterminer les axes sur lesquels elle doit concentrer son travail pour l’année à venir. Dans notre exemple, l’école va avoir comme objectifs principaux d’améliorer ses conditions sanitaires, de sensibiliser à l’importance d’une bonne hygiène de vie et d’encourager le développement de la petite enfance.

2. La base de données

Les objectifs fixés se reflètent dans notre base de données. Nous pourrons par exemple voir que cette école ne possède pas de robinet pour que les enfants puissent se laver les mains quotidiennement et qu’elle manque de matériel pédagogique pour favoriser le développement de la petite enfance.

3. Le travail des volontaires

Une jeune fille utilise un robinet fabriquer par les volontaires lors d’une mission humanitaire dans un établissement partenaire au Togo

Les volontaires qui viendront travailler dans cette école vont donc tout d’abord aider à améliorer les conditions sanitaires de l’école et, par exemple, fabriquer des robinets avec des bidons d’eau. Ils pourront ensuite apprendre aux élèves comment bien se laver les mains avant chaque repas. Ils rapporteront les différentes tâches effectuées dans la base de données.

Les volontaires suivants pourront continuer le travail de sensibilisation à l’hygiène avec un autre thème, peut-être des ateliers ludiques sur l’hygiène bucco-dentaire. D’autres bénévoles pourront fabriquer du matériel pour le développement de la petite enfance, comme des supports visuels (cartes, images etc.) que les prochains volontaires utiliseront pour travailler avec les enfants.

Et au fur et à mesure, nous verrons l’évolution de l’établissement et de ses élèves dans notre base de données : les ressources dont dispose l’école, son matériel pédagogique, l’évolution des élèves. Cela pourra également permettre d’identifier, par exemple, un groupe de 5 élèves qui a plus de difficultés dans un certain domaine et avec lequel un volontaire travaillera sur un thème spécifique.

4. Suivi et évaluation de l’impact

Une volontaire travaille avec le matériel fabriqué par d’anciens volontaires lors d’une mission humanitaire aux Philippines.

Les volontaires ainsi que le personnel des établissements partenaires tiennent à jour les informations de cette base de données. Nous pouvons ainsi informer les volontaires du travail qui a été effectué avant eux et de l’aide qu’ils pourront apporter. Nous verrons, par exemple, que les conditions sanitaires de l’école sont nettement meilleures au bout de 6 mois mais qu’il faut encore travailler avec les enfants à la sensibilisation d’une bonne hygiène. Nous pourrons voir qu’en quelques mois, un groupe de 5 enfants qui avaient des difficultés connait maintenant son alphabet car les volontaires ont travaillé ce thème spécifique avec eux.


Le plan d’action de chacune de ces missions est primordial et nécessaire pour avoir un impact positif sur le long terme.Sans ces outils, le travail des volontaires n’aurait que très peu de sens car il n’y aurait pas de cohérence et de constance dans leurs interventions.

Ces outils et les actions menées par les volontaires sur le terrain sont essentiellement le fruit du travail que nos équipes locales accomplissent avec nos partenaires. Ensemble, ils évaluent les besoins, définissent les objectifs, mettent en place des plans d’action et guident les volontaires. Ces équipes locales réalisent au quotidien un travail indispensable, en lien étroit avec nos partenaires et les volontaires, afin d’assurer un impact positif et durable sur les projets.

Notre plan stratégique et opérationnel pour l’ensemble de nos missions humanitaires est la colonne vertébrale de Projects Abroad. Il nous lie à nos volontaires et tous nos partenaires locaux et nous permet, tous ensemble, d’avoir un impact positif sur le long terme à travers le monde.

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